越路建設株式会社 代表取締役社長 大関 隆夫 様、 設計・積算部 課長 鈴木 祥久 様 にお話を伺いました。
導入の背景 ― 非効率なアナログ管理からの脱却・スムーズな情報共有に期待
物件情報を紙ベースで管理していたのですが、問い合わせをいただいた際にすぐに必要な情報を見つけることができず、折り返しの対応になっており、非常に効率が悪いと感じていました。また、担当者しかわからないという状況にも不便さを感じておりましたので、情報を一元的に管理し、全員で共有できる環境を作りたいと考え、クラウドシステムの導入を検討しました。
システム導入前の状況
担当者が各々で物件の情報を管理していたため、進捗等を確認するには、会議を開いて直接担当者にヒアリングするしかなく、時間をとられてしまい、勿体ないと感じていた。
システム導入に期待したこと
顧客の情報は全てシステムを介して共有し、こちらからアクセスすることで進捗を把握、気になる点があった時だけ担当者にヒアリングするという形に変え、効率化を図りたいと考えた。また、営業だけでは無く、設計や工務の段階に移った時にも同じシステムで続けて進捗を管理することで全体の進捗を見える化できれば、財務状況の把握（いつ入金があるか）や現状を踏まえた戦略立案等の経営判断もできるのではないかと期待した。
システム導入にあたりお困りだったこと
クラウドシステムの導入は10年くらい前から検討していたが、営業は営業、設計は設計、工務は工務というように、対応する範囲が分かれていて全ての工程をまとめて管理できるようなシステムが見つからず、困っていた。
助っ人クラウドは、営業からアフターまで住宅事業の全ての工程を網羅します！
導入の経緯 ― 長年のお悩みが解決、探していたシステムとの出会い
導入の決め手は、営業からアフターまで住宅事業の全ての工程を管理することができるという点です。また、容量無制限でデータの保存ができることにより、サーバー容量の負荷を軽減できるという点にも魅力を感じました。以前は物件の情報をExcelで管理していたので、保存先はサーバーでした。そのため、写真や動画などデータ容量の大きいものも一緒に保存することになり、あっという間に容量がいっぱいになってしまっていました。費用面の負担もありますし、サーバーの破損によるデータの消失も心配でしたので、クラウド上に保存できるようになって良かったと思っています。
導入後の成果 ― 情報管理の効率化を実現・経営判断の材料としても活用
物件情報の把握がしやすくなりました。Excelで管理していた頃は、人によって記録している内容も違っていましたし、担当者毎にフォルダを作っている状態（営業担当者のフォルダ、設計担当者のフォルダ、工務担当者のフォルダ 等）でしたので、一つの物件の情報を確認するために複数のフォルダを見て回っていましたが、今は助っ人クラウドで一元的に管理しているので、すぐに必要な情報にアクセスできるようになっています。
今後の展望としては、営業段階からアフターまでそのお客様の全ての情報を助っ人クラウドで管理して、蓄積された情報を分析することで、どういった施策を打って行くべきか、どうしたら生産性が向上するかなど、経営判断の材料に使って行きたいと考えています。
例えば
- 当社のお客様はどんな人か、どんな経緯で当社を選んでくれたのか
- どういう施策を行えば、よりお客様に訴求できるのか
- 営業が今どういうお客様にどのような対応をしているのか
- 各担当者の業務の進捗はどうなっているか、その作業スピードは適切なのか
- 商談がなかなか先に進まない原因は何なのか
- 工事の進捗が送れている原因は何か、人工がかかった理由は何か
このようなところを突き詰めて改善し、生産性の向上を図りたいと思います。
私どもは契約してもすぐに収入を得られるわけではありませんので、一つの物件にかかる時間をできるだけ短くして、代金を回収し支払いをする、というフローをうまく循環させながら利益を出して行く必要があります。助っ人クラウドには、こういった業務効率・生産性の向上という面での活用も期待しています。
| 会社名 | 越路建設株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 新潟県長岡市 |
| 設立年月日 | 1960年 |
記事掲載日：2023年10月13日
